Xu hướng của các hoạt động văn phòng ảo đang phát triển với tốc độ nhanh và đã trở thành thứ mà mọi người đã chọn gần đây. Theo một cuộc khảo sát gần đây , 62% chủ doanh nghiệp nhỏ, 60% doanh nghiệp vừa và 70% doanh nghiệp lớn đang tận dụng lợi thế của các cơ sở điều hành ảo.

Khi bạn tiến hành kinh doanh của mình, bạn sẽ tìm thấy các kỹ năng thực hành và các chuyên gia trên toàn thế giới có thể giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình. Vâng, tin tốt là bạn có thể tận dụng các kỹ năng của họ bằng cách sử dụng các cơ sở ảo. Ngay cả các công ty từ một quốc gia khác cũng có thể dễ dàng thuê và nhận các dịch vụ mà không qua biên giới.

Tuy nhiên, bạn cần những công cụ tốt nhất để quản lý nhân viên làm việc từ một địa điểm ở xa để dễ dàng thao tác. Chia sẻ sau đây là 7 công cụ đầu tiên để quản lý tốt hơn công việc của bạn và cho khách hàng thấy rằng bạn xứng đáng được làm việc cùng nhau:

1. Sao lưu trực tuyến thông qua đám mây

Nó có nhiều công cụ sao lưu trực tuyến và dịch vụ đám mây. Với điều này, bạn có thể lưu trữ tất cả dữ liệu và thông tin của bạn trong một tài khoản ảo thay vì giữ một số máy tính khác nhau cho nó. Ngoài ra, mỗi tài khoản ảo có thể dễ dàng truy cập bởi mỗi thành viên trong nhóm, những người nhận được mật khẩu trong thời gian thực từ một địa điểm ở xa.

Cách tốt nhất là bạn không phải lo lắng về việc mất thông tin do sự cố ổ cứng hoặc vi-rút. Ngoài ra, các dịch vụ lưu trữ đám mây được bảo vệ và bảo mật cao, vì vậy bạn không bao giờ phải lo lắng về bất kỳ tin tặc nào.

2. Dịch vụ trả lời cuộc gọi ảo

Đáp ứng cho khách hàng với các dịch vụ ảo là rất quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm nhiều hơn bằng cách thuê một nhóm dịch vụ khách hàng nội bộ. Dịch vụ trả lời cuộc gọi ảo là chính xác, và bạn và trợ lý phụ trách cuộc gọi có thể chịu trách nhiệm nói chuyện với khách hàng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

3. Lặp đặt nhiều đường truyền mạng ổn định

Rõ ràng, để cho nhóm làm việc cùng nhau để đạt được cùng một mục tiêu, một cuộc họp là cần thiết. Tuy nhiên, tất cả mọi người đang ở một vị trí từ xa, và điều này chỉ có thể đạt được với sự giúp đỡ của các công cụ hội nghị web.

Để thực hiện việc này, bạn cần tải xuống ứng dụng chia sẻ trên máy tính để bàn và nhận nhóm bằng cách gửi lời mời từ ứng dụng. Khi các thành viên tham gia, bạn có thể tổ chức các cuộc họp thời gian thực và các cuộc họp mặt đối mặt bất cứ lúc nào.

4. Tích hợp các chương trình lưu trữ đám mây

Trong văn phòng truyền thống, tất cả thông tin được in trên giấy và các tệp được lưu trữ trên giá và nhân viên có thể xóa mọi thư mục khỏi chúng để nhận thông tin nhất định khi cần. Nhưng đối với các văn phòng ảo, điều này là không thể. Sau đó, có một tùy chọn khác cho những doanh nghiệp chạy qua các văn phòng ảo – dịch vụ lưu trữ đám mây.

Có, Google và Microsoft Azure cung cấp nhiều dịch vụ này. Chúng là lựa chọn đầu tiên cho các dịch vụ lưu trữ đám mây và nhiều dịch vụ đám mây khác. Điều này cho phép nhóm truy cập các thư mục từ mọi nơi trên thế giới bất cứ lúc nào. Những gì bạn cần phải lo lắng là chọn đúng tùy chọn, nơi bảo mật là ưu tiên.

5. Các đơn vị cộng tác hỗ trợ bạn trong vẫn đề kỹ thuật

Có một đội ngũ nhân viên làm việc trên cùng một dự án, bạn cần một sự hợp tác tốt để đạt được mục tiêu, và có những công cụ để làm điều này. Tận dụng các công cụ cộng tác đám mây để giúp toàn bộ tổ chức của bạn, do đó bạn có thể kiểm tra tiến trình của mọi người và làm việc ở một nơi. Một số ứng dụng là Github, HubSpot, v.v.

6. Địa chỉ đăng ký của công ty bạn

Lý do bạn có địa chỉ văn phòng ảo là vì bạn muốn cung cấp cho nhân viên và khách hàng một địa chỉ doanh nghiệp uy tín để doanh nghiệp của bạn nghiêm túc và tôn trọng doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, bắt đầu có nghĩa là bạn sẽ không có nhiều tiền để thuê một nơi thích hợp.

Nếu bạn chọn một văn phòng ảo, văn phòng của bạn sẽ ở một vị trí nổi bật sẽ nâng cao danh tiếng của thương hiệu của bạn. Ngoài ra, bạn thậm chí cần phải thiết lập một địa chỉ cho văn phòng của bạn để bắt đầu nó. Vì vậy, thay vì chi tiêu quá nhiều tiền, chi tiêu ít tiền hơn, nhưng nhận được một văn phòng ảo.

Bạn có thể lựa chọn một văn phòng ảo tùy vào địa điểm mà bạn muốn đặt văn phòng ảo tại các địa chỉ dể tìm đặc biệt ở các trung tâm thành phố lớn ở TPHCM hoặc Hà nội

Điển hình như nếu bạn muốn đặt văn phòng tại ngày trung tâm quận 1 của TPHCM thì mức giá trung bình rất cao

7. Ứng dụng truyền thông đám mây

Trong tất cả các điểm được đề cập ở trên, đây là một điểm ở đầu danh sách truy cập. Giao tiếp là điều quan trọng nhất, không có giao tiếp, không có sự hợp tác. Ngoài ra, quy trình giao tiếp phải liền mạch khi không có nguy cơ trong kinh doanh.

Không giống như các phòng chat, nhiều ứng dụng truyền thông dựa trên đám mây đảm bảo liên hệ thời gian thực ngay cả khi chúng sống ở các địa điểm từ xa. Thành viên chỉ cần đăng nhập ID của họ trên ứng dụng